누구나 그렇겠지만 나에게는 크게 두 가지의 자아가 있다.
일(혹은 공부) 할 때의 나 vs 일상의 나.
둘다 똑같은 나지만 각각의 '나'로 살아가는 방식과 '나'를 대하는 태도에는 상당히 큰 갭이 있다.
게으르지만 성실하고 계획적이지만 즉흥적으로 살고 있습니다
다른 블로그 소개글에 올려둔 소개 문구인데, 쓸 때는 아무생각없이 <여기서도 드러남> 썼지만 지금 보니 너무 딱 맞는 내 소개다.
일상용 '나'는 주로 덜렁거리며 어디 부딪히고 멍때리고 물건을 잃어버리며, 외출하지 않는 주말은 금요일 부터 침대위에서 한발자국도 움직이지 않는다. 뭘 할때도 특별한 계획 없이 그냥 하고, 그냥 산다. 매우 게으른 편.
반대로 일 할 때의 '나'는 대체로 빠르고 계획적인 편이다. 어떤 일을 왜, 언제, 어떻게 할지 정하고 정한 기간 내에 빠르게 끝내는 걸 좋아한다. 특히 일이 늦어지거나 피드백이 늦어지는걸 싫어해서 가급적이면 데드라인 3/2쯤에 미리 끝내두고 나머지 3/1은 수정사항이 없는 지 다시 체크하는 편이다.
우연히 보고 너무 공감되서 즐찾해둔 배우 전도연님의 인터뷰
"실수하지 마세요. 저 실수하는거 싫으니까"
(ㅎㄷㄷ.....)
사람이니까 실수를 아예 안 할 수는 없겠지만 가급적 여러 명이 함께 일하는 공적인 환경에서는 실수하지 않기 위해 나름의 노력을 한다.
직장 내의 실수는 여러가지가 있지만 내 경우 '업무' 에 한해서 실수를 줄이는 법을 얘기해 보자면 단연 업무일지 쓰기다.
이름은 업무일지인데 사실 업무일지 보다는 매일매일 쓰는 데일리 업무계획에 더 가깝긴 하다.
포인트는 '미리' 쓰는 거다. 내일의 일지는 언제? 오늘!
업무 일지는 어디다 써도 상관 없지만 나는 주로 에버노트를 사용한다. 폴더 관리/검색이 쉽고 휴대폰/집 PC/회사PC에서 자유롭게 동기화가 가능하기 때문이다. (물론 집에가서 컴퓨터나 휴대폰으로 업무일지를 열어보는 일은 거의 없지만...ㅎ)
미처 까먹고 쓰지 못한 업무내용을 휴대폰으로 써놓으면 다음날 출근 했을 때 잊지 않고 체크 할 수 있다.
업무 일지 형식 또한 자기한테 편한대로 쓰면 된다. 우리 회사같은 경우에는 회사 자체 양식이 있어서 매일 정해진 양식대로 일일업무보고를 하는데 에버노트에 쓰는 내용은 이것과는 별개로 작성한다.
어차피 나만 보는 용도이기 때문에 양식은 최대한 간소화 하되, 내용은 최대한 자세하게 쓴다.
Ex) 20200406 일지
□ 메일함 체크하기 (+ xx팀 김oo 대리 어제 보낸 메일 수신 확인했는지 체크. 안했으면 재확인 요청하기)
□ yy프로젝트 기획서 초안 작성하기 (12시전까지~~, 1차 틀만 짜고 팀원 의견 확인, 피드백 반영 예정)
□ 3월 법인카드 정산하기 (카드사용 내역만 체크하고 기안은 8일에 올릴 예정)
□ A사 디자인 수정사항 체크
이런식으로 위에다 공식적으로 보고 하기엔 애매한, 하지만 꼭 필요한 내용들을 쓰는 식이다.
(예시도 약간 정리해서 쓴거고 실제로 쓸땐 기획안 내용 xx. ~~~대충 이런식으로 쓰기~~같이 정말 마음대로 쓴다)
체크박스 + 내용으로 구성해서 처리가 완료되면 체크해서 관리한다.
업무적으로 실수하지 않기 위해 '업무일지'를 쓰되 포인트는 미리 쓰는 거라고 아까 말했는데, 예를 들면 위와 같은 식이다.
오늘이 4/7일이면 퇴근하기 전에 내일 4/8일 할일을 미리 쓴다. 보통 업무일지를 당일 아침에 쓰거나 혹은 그날그날 일처리를 하고 저녁에 쓰는 경우가 많은데 <안쓰는 경우가 더 많겠고> 겨우 하루 차이지만 전날 미리 체크를 해두면 신기하게도 훨씬 여유가 생긴다.
전날 미리 내일 할 일을 작성 해두고 다음날 '당일'이 되면 전날 써둔 내용 + 그날 새로 추가된 내용을 더한다. 좀 더 나아가면 맡은 업무의 데드라인이 있을 경우 그 마감일 2~3일 전 일지를 미리 작성 할 수도 있다.
예를 들어 아래와 같이 신규 업무가 생겼다면 나는 7일에 바로 4/13 업무일지를 만들어 둔다.
4/7 - 신규 프로젝트 발생 ( 신규 프로젝트를 위한 기획서 제출 마감일 4/15)
20200413 일지
□ 신규 프로젝트 기획서 1차 완료(마감 2일전. 오탈자 체크까지 오전중으로 확인 필수)
4/7 오늘 예상 할 수 있는 13일 일정은 위 하나 뿐이므로 너무나 간단하게 한 줄만 써두면 된다. 마감 당일날 일지는 비추. 예상치 못한 변수가 생길 수 있으므로 항상 마감일보다 여유있게 업무 일정/강도를 조절하는 편이다.
이렇게 써두면 매일 바쁜 일상에 치여서 혹시라도 마감일이 다가 올 때까지 해당 업무를 미루거나 놓치는 걸 막을 수 있다. 에버노트의 경우 저렇게 옆에 작성한 노트명이 보이기 때문에 잊어버리고 싶어도 접속만 해있다면 잊을 수가 없게 눈에 띈다. ㅎㅎ
캘린더에 등록하는 것 만으로도 일정 관리가 척척 되는 분들이라면 상관 없겠지만 난 그렇지 못하기 때문에 ㅎㅎ...
결국 오늘 말하고 싶은건 '미리' '준비' '여유' 이 세가지가 포인트인 것 같다.
일을 하다보면 내 마음처럼 되지 않는 경우가 훨씬 많다. 그렇게 통제 불가능한 외부 요인은 어쩔 수 없다 치고 내가 할 수 있는 안에서는 최대한 실수하지 않고 싶다. 그러려면 누가 시키지 않아도 내 스스로 내 업무 일정, 범위, 강도 등을 조절할 수 있어야 한다. 나에게는 이를 위해 가장 기본이 되는게 "미리 쓰는 업무 계획" 이다.
글을 다 쓰고 보니 업무 일지 보다는 일일 업무 계획이 역시 더 적합한 것 같다. ㅎㅎ
세상 모든 직장인들이 실수 땜에 고통받지 않길 바라며-
구글 시트 사용 시 체크박스 넣는 법
2020/03/10 - [직장인/04 정보 공유] - 구글 스프레드시트 체크박스 넣기 How to Insert Check Box (Tick Box) in Google Sheets
댓글